Elfelejtettem elindítani a NAVSZLA programot és készítettem közben küldendő számlákat. Mi a teendő?
A NAVSZLA program az elindítását követően, azonnal automatikusan el fogja kezdeni a számlák küldését a számlázó szoftver által rögzített adatok alapján. A további teendő annyi, hogy meg kell győződni a küldés sikerességéről, valamint ellenőrizni kell a státuszokat – éppen úgy, mint normál esetben.
Ebben az esetben az adatszolgáltatás maradéktalanul megtörténik, azonban az azonnaliság elve sérül. Ezt a NAV szankcionálhatja. Olyan rövid időn belül beérkező, több számlát érintő adatszolgáltatással, amit hosszabb küldés nélküli időszak előz meg, könnyen az adóhivatal látóterébe kerülhet.
ERROR hibát kaptam vissza. Mi a teendő?
Ebben az esetben az adatszolgáltatás meghiúsult, a kérdéses számla nem szerepel a NAV rendszerében. Újraküldhető és újra is küldendő.
Az ERROR jelzésű hibaüzenetek a legtöbb esetben programhibára vezethetők vissza. A program valamilyen oknál fogva rosszul állítja össze az XML állományt, vagy egy olyan felhasználói hiba csúszik át az ellenőrzésen, ami az XML tartalmi ellenőrzésekor hibát okoz. Ilyen esetben mindenképpen mielőbb vegye fel velünk a kapcsolatot!
Az adatszolgáltatás kísérlete megtörtént – így az azonnaliság nem sérül. Ezt a kísérletet is – éppen úgy, mint bármilyen egyéb kommunikációt – a program naplózza, bejegyzi az adatbázisba.
A hiba kijavítására és az adatszolgáltatás teljesítésére 3 nap áll a rendelkezésre. Ezt követően a számlát kézzel kell a NAV web-felületén rögzíteni. A rövid idő miatt fontos, hogy felvegyük egymással a kapcsolatot és mielőbb elkezdhessük a hiba elhárítását.
WARN figyelmeztetést kaptam vissza. Mi a teendő?
Ebben az esetben az adatszolgáltatás maradéktalanul megtörtént, a számla már szerepel a NAV rendszerében.
Ha a NAV rendszere az adatszolgáltatás ellenőrzése során hibát jelez, WARN figyelmeztető üzenetet küld vissza. Ezeknek a figyelmeztetéseknek a skálája nagyon széles. Mindig az adott üzleti helyzet és maga a figyelmeztetés tartalma dönti el, hogy mi a teendő. Alapvetően ezeket az eseteket tudjuk elképzelni:
- A figyelmeztetés figyelmen kívül hagyásra kerül, mert a szolgáltatott adatok helyesek
- A még ki nem bocsátott számla érvénytelenítése, és új számla kiállítása a helyes adatokkal (Ebben az esetben a módosító/érvénytelenítő számlára is WARN fog érkezni.)
- A már kibocsátott számláról módosító számla kiállítása a helyes adatokkal
- A számla technikai érvénytelenítése és újraküldése
Amennyiben nem tudja eldönteni, hogy az adott esetben mi a pontos teendő kérje segítségünket!
Mit jelent a technikai érvénytelenítés? Milyen esetben és hogyan kell használni?
A technikai érvénytelenítés nem keverendő össze a számla érvénytelenítésével, módosításával.
Lényege, hogy a helyesen kiállított számla, eltérő adattartalommal kerül be a NAV rendszerébe, majd ott elfogadásra is kerül. Ezt kizárólag programhiba okozhatja. Ilyen esetekben mindenképpen szükségszerű a mi közreműködésünk is. Valamennyi számlát kibocsátó szoftverünk rendelkezik technikai érvénytelenítést küldő funkcióval, azonban azt kérjük, hogy ezt csak a velünk történt egyeztetést követően használják, vagy bízzák ránk a probléma kezelését, mert ilyen esetben amúgy is érintettek vagyunk!
A technikai érvénytelenítés lépései a következők:
- El kell hárítani a hibát, ami általában a program javítása. – Ezt nekünk kell elvégezni.
- Technikai érvénytelenítés küldése – Ezt közösen megtehetjük.
- A webes felületen az adózó, vagy képviselője hagyhatja jóvá az érvénytelenítést manuálisan. – Ehhez nem rendelkezünk jogosultsággal.
Mikor kell kézzel küldeni a számlákat? Mit takar a kézi küldés funkció?
Kézi adatszolgáltatás teljesítésre normál esetben nincs szükség. Azonban, ha az adatszolgáltatás sikertelen volt, ami azt jelenti, hogy a NAVSZLA program nem tudta elküldeni a számlát, vagy a sikeres küldést követően a NAV az adatszolgáltatást ERROR hibaüzenettel visszautasította, szükség van a kézi küldésre.
A kézi küldés során, a már javított XML állományt a program újra elkészíti a NAVSZLA szoftver számára, amely azonnal megkezdi a NAV felé az adatszolgáltatás teljesítését.
Valamennyi számlát kibocsátó szoftverünk rendelkezik kézi adatküldés funkcióval, azonban azt kérjük, hogy ezt csak a velünk történt egyeztetést követően használják, vagy bízzák ránk a probléma kezelését, mert ilyen esetben amúgy is érintettek vagyunk!
Nem működik az internetem. Számlázhatok? Hogyan fognak bekerülni a NAV-ba a számláim?
Kommunikációs hibák esetében (nincs internet kapcsolat, nem működik a NAV szervere, stb.) a számlázási tevékenység folytatható, sőt kötelező is folytatni. Attól, hogy nincs internetes kommunikáció, a nyugta és számlaadási kötelezettség még fennáll, sőt törvényi előírás, hogy az adatszolgáltatás nem akadályozhatja a számlakibocsátást.
A kommunikációs hibák kezelésére a NAVSZLA program fel van készítve. Ilyen esetekben a számlák késleltetett küldési állapotba kerülnek. Ez azt jelenti, hogy a szoftver bizonyos időközönként (ez jelenleg kb. 15 perc) megpróbálja mindaddig újraküldeni a számlákat, ameddig azok befogadásra nem kerülnek. A beállított újraküldések számának elérésekor (alapértelmezés szerint ez 10 alkalom), a program tájékoztató értesítést küld felbukkanó ablakban, és/vagy e-mailben arról, hogy van sikertelen adatküldéssel érintett számlánk, majd elölről kezdi a küldési kísérleteket.
A törvény szerint, a NAV oldalán fellépő üzemzavarok esetében, az elhárítást követően, az adatszolgáltatást 24 órán belül elektronikusan kell elvégezni. Az adózó oldalán fellépő üzemzavar esetén szintén 24 óra áll a rendelkezésre. Fontos, hogy a 48 órát meghaladó üzemzavart a weboldalon kézzel jelenteni kell. Ezt követően 24 óránként újra és újra jelenteni kell.
A kommunikáció helyreállását követően a program azonnal automatikusan küldi az adatszolgáltatást. Az értesítések azért vannak, hogy tudjunk a kommunikációs hiba miatt felfüggesztett adatszolgáltatásról.
Hogyan tudom ellenőrizni a számlaküldések állapotát, eredményét?
Első lépésként, valamennyi szoftverünk megjeleníti az aktuális számla státuszokat a számlák (jövedéki rendszereknél az okmányok) áttekintésénél. Ezek a következők lehetnek:
- „Nem elküldött” – a számla nem került beküldésre
- „Elfogadva – Hibátlan (DONE)” – a számla befogadásra került, a NAV ellenőrzés nem talált hibát. Teendő nincs.
- „Elfogadva – Figyelmezetés (WARN)” – a számlát a NAV befogadta, azonban figyelmeztetéssel látta el. Az adózó dönti el, hogy az adott figyelmeztetésre reagál-e.
- „Feldolgozás alatt (PROCESSING)” – a számla feldolgozási állapotban van. Teendő nincs.
- „Visszautasítva – Hibás! (ERROR)” – az adatszolgáltatás hiba miatt elutasításra került. Teendő, a hiba kijavítása és az adatszolgáltatás megismétlése.
- „Késleltetett (DELAYED)” – a számla kommunikációs hiba miatt még nem került beküldésre, de a rendszer folyamatosan próbálja elküldeni, vagy a beküldött módosító/érvénytelenítő számla eredeti számlája még nem feldolgozott.
Az esetleges hibákról, figyelmeztetésekről, valamint a késleltetett állapotról a program felbukkanó ablakban és/vagy e-mailben tájékoztatást küld. Ezekben az üzenetekben megjelenik a számla száma, a hiba jellege (INFO, WARN, ERROR), az eredeti hibaüzenet, a hiba oka, valamint a teendő – amennyire lehetséges konyhanyelven megfogalmazva. A sikeres küldésről, illetve a nem elküldött számlákról külön tájékoztató nem érkezik. Ezek a státuszok a számlaáttekintőben egyértelműen fel vannak tüntetve.
Normál esetben nincs is szükség a NAVSZLA program felhasználói szintű használatára.
