Önök közül már sokan érdeklődtek az elmúlt napokban, hogy mi várható az online számlaadat-szolgáltatási kötelezettségekkel kapcsolatban. Erről szeretnénk most egy rövid tájékoztatót nyújtani.
A számlaküldés folyamatát egy újonnan fejlesztett NAVSZLA nevű szoftverünk fogja kezelni. Ebben a programban tárolunk minden adatot, amely a számlák elküldésével kapcsolatos. Ezek az adatok felhasználói szinten is lekérdezhetőek. A NAVSZLA fogja az alrendszerek által előállított XML fájlokat elküldeni, valamint gondoskodik a beküldött számlák státuszainak lekérdezéséről. A program valamennyi rendszer számára státusz-visszajelzéseket küld, amelyek a bizonylatok áttekintésénél folyamatosan aktualizálódnak. Hiba, vagy figyelmeztetés esetén a rendszer felbukkanó ablakban azonnal értesítést küld. Az esetleges kommunikációs hibákról – sikertelen számlaküldésekről, státusz lekérdezésekről –, a beállított próbálkozások számának elérésekor, folyamatos tájékoztatást nyújt. Ez mellett, valamennyi értesítési eseményről emailt küld a megadott fiókba, illetve – ha engedélyezik – nekünk is. Az esetleges kommunikációs hibák esetében a rendszer a megadott időközönként folyamatosan próbálkozik a beküldéssel mindaddig, amíg a kérés vagy az adatszolgáltatás nem kerül befogadásra.
A törvény előírja az azonnaliságot, így amennyiben a számla megfelel az alábbi követelményeknek, minden további kérdés nélkül, automatikusan beküldésre kerül:
- A vevő belföldi adóalany (adószámmal rendelkezik)
- Az előleg levonása előtt, az áthárított általános forgalmi adó eléri, vagy meghaladja a 100 000 forintot
- A 2018.06.30 után kiállított, vagy kibocsátott számla
- Előleg számlára is vonatkozik
- A módosító számla áfa-tartalma eléri, vagy meghaladja a 100 000 forintot. Az eredeti számlával kezdődően, ha a számlalánc bármely számlája eléri az értékhatárt, minden további számlát be kell küldeni.
Az adatszolgáltatás akkor számít teljesítettnek, ha a számlát a NAV befogadta és a számla státusza lekérdezésre került. A számlák feldolgozása nem valós időben történik, így a státuszok visszaadására bizonyos idő elteltével kerül sor. Ez a NAV becslése szerint kb. 5 perc. A NAVSZLA program gondoskodik a státuszok folyamatos lekérdezéséről. Felhasználói szinten annyi a feladat, hogy figyelni kell a rendszer jelzéseire.
Hiba esetén 3 nap áll rendelkezésre a javításra. Amennyiben ez nem sikerül, a NAV webes felületén kell a számlát 3 napon belül kézzel rögzíteni.
A NAV oldalán fellépő üzemzavarok esetében, az elhárítást követően, az adatszolgáltatást 24 órán belül elektronikusan kell elvégezni. Az adózó oldalán fellépő üzemzavar esetén szintén 24 óra áll a rendelkezésre. A 48 órát meghaladó üzemzavart a weboldalon jelenteni kell. Ezt követően 24 óránként újra jelenteni kell.
A beküldött számlák a következő státuszokat vehetik fel.
- DONE – A számlát a NAV befogadta, az ellenőrzés nem talált hibát. További teendő nincs.
- WARN – A számlát a NAV befogadta, azonban figyelmeztetéssel látta el. Az adózó dönti el, hogy az adott figyelmeztetésre reagál-e.
- PROCESSING – A számla feldolgozási állapotban van. Teendő nincs.
- ERROR – Az adatszolgáltatás hiba miatt elutasításra került. Teendő, a hiba kijavítása és az adatszolgáltatás megismétlése.
ERROR jelzést a következő esetekben jelezhet a rendszer:
- Kommunikációs hiba (ezeket a program automatikusan kezeli, majd újrapróbálkozik)
- Nem megfelelő adatszerkezet – ez gyakorlatilag programhiba. (Programozói beavatkozás szükséges.)
- A számlakibocsátó adószáma hiányzik, vagy érvénytelen.
- Rosszul beállított alapadatok. (Érvénytelen URL, felhasználói név, jelszó hibák, stb.)
Az utolsó két eset a kezdeti adatfeltöltést követő un. „token” kéréses ellenőrzéssel kiküszöbölhető. Ez gyakorlatilag azt jelenti, hogy ERROR-t normális esetben csak programhiba miatt fordulhat elő. Ebben az esetben azonnali értesítést kérünk, hogy megkezdhessük a hiba elhárítását.
A WARN-ok mindenképpen felhasználói beavatkozást igényelnek. A következő esetek lehetnek:
- A figyelmeztetés figyelmen kívül hagyásra kerül, mert a szolgáltatott adatok helyesek
- A még ki nem bocsátott számla érvénytelenítése, és új számla kiállítása a helyes adatokkal (Ebben az esetben a módosító/érvénytelenítő számlára is WARN fog érkezni.)
- A már kibocsátott számláról módosító számla kiállítása a helyes adatokkal
- A számla technikai érvénytelenítése és újraküldése
Technikai érvénytelenítésre abban az esetben lehet szükség, ha a számla megfelelően lett kiállítva, de az adatszolgáltatás hibás (nem egyezik a számla tartalmával). Ez gyakorlatilag programhibát jelent. Ilyenkor a teendők a következők:
- El kell hárítani a hiba okát – program javítása
- Technikai érvénytelenítés küldése
- A webes felületen az adózó, vagy képviselője hagyhatja jóvá az érvénytelenítést manuálisan
Ezt követően a számla törlődik a NAV rendszeréből és az adatszolgáltatás megismételhető.
